As pessoas eficazes põem o foco na contribuição, de um modo geral elas tiram os olhos de seu trabalho individual e conseguem ampliar o olhar para fora, em direção às metas gerais da organização. Ou seja, a pergunta é qual a contribuição que posso dar para influir significativamente nos resultados do trabalho em equipe para gerar resultados de alto desempenho no processo organizacional?

É de suma importância frisar que nas organizações modernas os “trabalhadores do conhecimento” não produzem “coisas”, eles produzem ideias, informações, conceitos e resolvem problemas em processos complexos. O “trabalhador do conhecimento” em geral é um especialista, no entanto uma especialidade ou um especialista aplicado isoladamente não vai a lugar nenhum!

Aí lembramos o famoso ditado popular “Uma andorinha só não faz verão”. Para ser produtivo é preciso reunir e alinhar várias especialidades com outros especialistas e até outros profissionais que desempenham papeis importantes nos processos para produzir resultados excepcionais!

Olhemos um bom time de futebol, todos os jogadores desempenham funções táticas e técnicas dentro do campo para alcançar a vitória no jogo!                

O que fazer primeiro? A sugestão é definir e alinhar as funções e responsabilidades da organização!

Ora, se a função e as responsabilidades de cada funcionário ou área forem definidas e alinhadas claramente, haverá maiores chances de colaboração, alinhamento e compartilhamento do conhecimento e das habilidades para o trabalho, possibilitando o alcance da eficácia administrativa, e, consequentemente gerar os resultados esperados pela liderança. 

Essa questão também é necessária quando a organização precisa organizar diferentes grupos de pessoas para trabalhar juntas em determinado projetos, áreas e nas atribuições funcionais permanentes. 

Não é suficiente que você tenha definido claramente as funções e responsabilidades de cada grupo; você também deve certificar-se de que suas funções individuais sejam igualmente definidas em prol da equipe considerando à visão do todo, aí reside o compartilhamento que gera excepcionais no trabalho em equipe.

O trabalho em equipe é um dos ingredientes vitais para o sucesso organizacional, e equipes fortes são compostas por indivíduos que sabem o que devem fazer e pelo que são responsáveis. Se a gestão for capaz de comunicar às suas equipes e membros sua responsabilidade, a prestação de contas será eficaz, levando a maior produtividade e melhores resultados.

Todos os itens acima resultarão em maior eficiência e eficácia na forma como o negócio é administrado. Encontrar um bom ajuste ou combinação entre as diversas áreas do organograma diminuirá e até eliminará possíveis erros, e melhorará a qualidade do trabalho. Haverá menos casos de atrasos causados ​​por mal-entendidos no que diz respeito às funções dos funcionários, e eles terão um forte senso de responsabilidade para com seu trabalho e a organização.

Que instrumento de gestão posso utilizar para definir claramente as responsabilidades da minha organização?

Uma possível resposta é criar uma Matriz de Responsabilidade que pode ser aplicada em organizações públicas e privadas de todos os portes, que objetivam sistematizar os papéis, atribuições e responsabilidades, baseadas nos processos e ações administrativas de forma a facilitar a comunicação, execução e gestão da organização.

Qual a vantagem de uma Matriz de Responsabilidade?

Esta ferramenta tem o objetivo de definir numa única matriz que você poderá visualizar as principais responsabilidades, papéis, ações, processos e produtos, facilitando o controle interno, mitigação de possíveis riscos e, principalmente ajudar no acompanhamento da performance do trabalho.

Dicas para definir as funções e responsabilidades:

1. Tenha domínio do seu modelo de negócio e do modelo de gestão aplicado para alcançar os resultados para as partes interessadas;
2. Descreva as atribuições do trabalho, clarificando os cargos e funções e resumo das principais tarefas e responsabilidades do funcionário ou da área responsável;
3. Organize as atribuições de acordo a sequência lógica dos processos da organização (negócios, suporte e gerenciais); 
4. Defina a periodicidade de acordo com o tempo definido para realização das atribuições, processos e tarefas;
5. Crie uma legenda para designar os responsáveis, executores, aprovadores e suporte organizacional às atribuições, cruzando com as funções do organograma;     
6. Por último assinale os produtos gerados para cada cliente no respectivo processo ou atribuição; e
7. Implante e faça o gerenciamento continuo da sua Matriz de Responsabilidade.    

 A e-LOGOS pode lhe ajudar a governança da sua organização ajustando ou revendo as atribuições e responsabilidades para geração de resultados superiores para todas as partes interessadas.

¬ Artigo escrito por Elysson Ribeiro.